Automatiser les offres de la liste d'attente (moteur d'offres)
Le moteur d'offres automatise la liste d'attente : lorsqu'une table se libère, 10Seat la propose au client en attente le mieux adapté avec une retenue limitée dans le temps, et si ce client ne la réclame pas, il passe au suivant sur la liste.
Où le trouver
Host App › Liste d'attente › Ouvrir le moteur d'offres (ou la pastille Offres auto). La page s'appelle Moteur d'offres et affiche Production ou En pause. Les mêmes réglages se trouvent aussi dans Backoffice › Paramètres › Paramètres de la liste d'attente (« Shared with Back office → Settings → Waitlist »).
Ce que cela fait
- Mode d'envoi : Automatique (les offres sont envoyées sans action du personnel) ou Validation d'abord (vous recevez une carte « send offer? » par ouverture et appuyez sur Envoyer l'offre).
- Offres auto activées / désactivées active ou désactive le moteur. Lorsqu'il est désactivé, les clients peuvent toujours s'inscrire sur la liste d'attente ; rien n'est envoyé.
- Table libérée : la table et le créneau libérés, leur statut (Open, Awaiting approval, Deferred, Offering, Waiting for guests, Filled, Unfilled, Closed), les places, la Passe en cours et la retenue (« Hold with … », « … left », l'échéance figure aussi dans l'objet de l'e-mail). Fermer cette ouverture arrête de la proposer.
- File des candidats : les offres et les groupes en attente pour cette date, « Classé par places vides · puis premier arrivé, premier servi », avec l'état de chaque offre (Offer out, Claimed, No answer, Cancelled, Email not delivered).
- Journal du moteur, Règles en vigueur et statistiques Ce mois-ci : couverts récupérés, taux de réclamation, délai médian de remplissage, offres par remplissage.
Comment configurer les offres automatiques
- Ouvrez le moteur d'offres et appuyez sur Réglages d'automatisation.
- Activez Les offres automatiques sont activées.
- Sous Quand une table se libère, choisissez Envoyer automatiquement ou Me demander d'abord.
- Définissez l'Échelle de blocage – le temps dont dispose un client pour réclamer, selon le délai avant le service (plus on est proche du service, plus la retenue est courte).
- Définissez les Heures de silence (De / Jusqu'à) : aucune offre n'est envoyée la nuit, et une retenue qui chevauche les heures de silence est prolongée.
- Sous Équité et limites, définissez Ouvrir la table au public après (15, 30 recommandé, 60 minutes, ou La garder exclusive jusqu'à épuisement de la liste), Sièges vides max., Délai minimum (min), Rotations par client, par table et Offres par client, par jour.
- Choisissez l'Acompte pour une table réservée via une offre : Comme le service (hériter), Toujours exiger ou Ne jamais exiger.
- Appuyez sur Enregistrer les paramètres.
Comment désactiver les offres pour une journée
Sur la page Liste d'attente, appuyez sur la pastille Offres auto de ce jour. Les clients restent sur la liste, rien n'est envoyé (« Auto offers off for … »).
Bon à savoir
- Les offres sont envoyées par e-mail. Le client réclame la table via le lien de l'e-mail ; avec un acompte, il paie avant que la table soit confirmée.
- Sièges vides max. empêche de proposer une grande table à un tout petit groupe.
- « Public after … minutes » signifie que la liste d'attente a une longueur d'avance : passé ce délai, la table est de nouveau réservable en ligne.
- Lancer les offres dans le bandeau de la liste d'attente en service propose chaque table libre en ce moment.
Dépannage
Les réglages sont grisés : « Seuls les administrateurs peuvent modifier ces réglages » Seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent modifier le moteur ou activer/désactiver les offres. Demandez à un administrateur.
La pastille indique « Le moteur d'offres est désactivé — ouvrez-le pour l'activer » Les offres automatiques sont désactivées pour tout l'établissement. Un administrateur peut les activer dans le moteur.
Aucune offre n'est envoyée alors que des tables se libèrent Vérifiez : Offres auto activées, la journée non désactivée, le mode non réglé sur Validation d'abord (en attente de votre validation), les heures de silence et le Délai minimum. Les clients doivent aussi avoir une adresse e-mail.
« Impossible de charger le moteur d'offres » / « Impossible d'enregistrer les réglages d'automatisation » Un problème de connexion. Rechargez la page et réessayez.