Attribuer des tables aux réservations qui n'en ont pas (y compris les réservations importées)

Certaines réservations arrivent sans table : réservations importées depuis votre ancien système de réservation, réservations enregistrées avec « unassign », ou réservations qui ont perdu leur table. La Host App les regroupe dans un bloc Table à attribuer pour que personne ne soit oublié, et peut toutes les placer en une seule pression.

Où le trouver

Host App › Vue Service : le bloc Table à attribuer apparaît au-dessus des réservations dans la vue Divisé, la Chronologie et la Liste dès que le jour sélectionné compte des réservations actives sans table.

Ce que cela fait

• Liste toutes les réservations du jour qui n'ont pas de table et qui ne sont ni annulées, ni no-show, ni terminées, avec l'heure, le nom, le nombre de personnes et le statut. Touchez-en une pour l'ouvrir.
• Attribuer les place toutes d'un coup. L'outil choisit des tables (et des groupes ou combinaisons de tables) adaptées à chaque taille de groupe, en tenant compte des autres réservations du jour et en évitant autant que possible les chevauchements. Les tables bloquées et celles en maintenance sont ignorées.
• Un message indique le résultat : « Assigned tables to … reservations », ou « Assigned …. … still need a table. » lorsque certaines n'ont pas pu être placées.

Comment attribuer les tables

1. Allez au jour voulu dans la Vue Service.
2. Dans Table à attribuer, touchez Attribuer.
3. Lisez le message de résultat.
4. Vérifiez les nouvelles tables dans la vue Divisé ou sur la chronologie, et déplacez toute réservation que vous préféreriez placer autrement (voir « Déplacer, échanger et combiner des tables »).
5. Pour les réservations qui ont encore besoin d'une table, ouvrez-les une par une et choisissez les tables vous-même.

Bon à savoir

• Réservations importées : lorsque le support 10Seat importe des réservations depuis un autre système, des réservations peuvent arriver sans table si l'export n'en contenait pas ou si les tables n'ont pas pu être associées. Les imports peuvent aussi placer les réservations sur des tables selon la taille du groupe pendant l'import. Demandez au support quelle option a été utilisée pour votre import.
• Comme Attribuer vise à donner une table à tout le monde, il peut placer une réservation sur une table qui chevauche une autre réservation lorsque rien d'autre ne convient. Cherchez ensuite les marqueurs Conflit horaire.
• L'aperçu Imprimer la journée (« Avant l'ouverture ») compte aussi les réservations qui n'ont toujours pas de table.
• En mode Travailler sans tables (bêta), les réservations sans table sont normales et ce bloc n'est pas affiché.

Dépannage

« Aucune table ou groupe de tables ne convient à ces groupes. » Aucune table ni aucun groupe de tables n'est assez grand pour ces tailles de groupe. Vérifiez les capacités des tables et les groupes de tables dans le Backoffice, ou installez le groupe sur plusieurs tables à la main.

« Impossible d'enregistrer les attributions de table. Réessayez. » Les attributions ont été calculées mais n'ont pas pu être enregistrées, généralement à cause de la connexion. Touchez de nouveau Attribuer.

Après Attribuer, plusieurs réservations affichent Conflit horaire La journée était trop remplie pour placer tout le monde sans chevauchement. Utilisez View conflicts dans la vue Divisé pour les résoudre une par une.

Le bloc n'apparaît pas alors que des réservations n'ont pas de table Les réservations sont annulées, no-show ou terminées, l'établissement fonctionne sans tables, ou vous consultez une autre date.