La page Réservations du Backoffice
La page Réservations est la vue bureau des réservations d'une journée : capacité par section, activité par service, liste d'attente et liste filtrable avec statut des e-mails et communication groupée. Utilisez-la pour préparer une journée, vérifier les réservations et envoyer des e-mails à plusieurs clients à la fois.
Où la trouver
Backoffice › Réservations (barre latérale).
Ce que cela fait
« Consultez et gérez les réservations, la capacité et la liste d'attente pour le jour sélectionné. »
Aperçu de la journée (« Capacité par section, météo et activité par service pour la date sélectionnée. »)
- Capacité par section (par version du plan de salle), la météo, et un bloc Opportunité de capacité avec des suggestions (View all … opportunities).
- Activité par service : pour chaque service, l'heure, les réservations, les clients, les tables, les demandes spéciales et les allergies.
Calendrier et liste des réservations (« Choisissez une date et traitez la liste avec des filtres et des actions groupées. »)
- Calendrier à gauche : choisissez la date. Les jours affichent des indicateurs de réservation et les exceptions du Calendrier de Service.
- Filtre de statut : Tout, Confirmé, En attente, En attente de paiement, Installé, Annulé.
- Bloc Liste d'attente pour la date avec Gérer la liste d'attente, un bouton e-mail pour prévenir un client, et Réserver (« Réserver une table depuis la liste d'attente »).
- Rechercher des réservations... par nom, e-mail ou téléphone (dans la date sélectionnée).
- Grouper par service, taille de groupe ou statut.
- Nouveau (avec Réservation rapide dans le menu de la flèche) et Communiquer.
- La liste : client (avec VIP, allergies, demandes, accessibilité, enfants, régimes, étiquettes, messages non lus, visites au carnet clients), heure, nombre de personnes, table (« Non attribuée » s'il n'y en a pas), statut, état de reconfirmation, paiement et statut du paiement, et Activité e-mail (survolez pour voir l'historique des e-mails).
Comment retrouver une réservation
- Choisissez la date dans le calendrier.
- Saisissez un nom, un e-mail ou un numéro de téléphone dans Rechercher des réservations....
- Cliquez sur la ligne pour ouvrir Modifier la réservation.
Comment envoyer un e-mail à plusieurs clients à la fois
- Cochez les réservations (ou Sélectionner toutes les réservations filtrées).
- Cliquez sur Communiquer.
- Choisissez Envoyer une reconfirmation (autorisé pour les réservations confirmées, en attente et dont la reconfirmation est demandée ; le statut devient Reconfirmation demandée) ou Renvoyer la confirmation (les réservations annulées sont ignorées).
- Vérifiez Éligibles et Seront ignorées, puis Envoyer les e-mails. Le résultat indique « … sent, … skipped, … failed ».
Bon à savoir
- Tout masque les réservations annulées. Utilisez le filtre Annulé pour les voir.
- Confirmé affiche aussi les réservations reconfirmées, dont la reconfirmation est demandée et dont le paiement est reçu.
- Les réservations terminées et les no-show apparaissent sous Tout (il n'y a pas de filtre séparé).
- L'icône d'enveloppe de reconfirmation sur une ligne envoie un seul e-mail de reconfirmation.
- Les réservations arrivées sans table (par exemple importées) affichent Non attribuée ; donnez-leur des tables dans la Host App avec Attribuer (voir « Give tables to reservations that have none »).
- Pour le service en direct (installation, clients sans réservation, déplacement de tables), utilisez la Host App.
Dépannage
Une réservation manque dans la liste Vérifiez la date dans le calendrier, le filtre de statut (les réservations annulées n'apparaissent que sous Annulé) et videz le champ de recherche.
La recherche ne trouve rien La recherche ne porte que sur la date sélectionnée. Choisissez d'abord la bonne date, ou utilisez la page Clients pour retrouver le client et ses réservations.
« Impossible d'annuler la réservation. Veuillez réessayer. » / « Failed to confirm reservation… » La modification n'a pas été enregistrée ; actualisez la page et réessayez.
Des e-mails groupés ont été ignorés Les réservations n'étaient pas éligibles à cette action (par exemple des réservations annulées pour Renvoyer la confirmation) ou n'avaient pas d'adresse e-mail.