Modifier ou annuler une réservation dans le Backoffice

Cliquez sur une réservation dans le Backoffice pour ouvrir Modifier la réservation. Vous pouvez modifier tous les détails, gérer les paiements, envoyer une reconfirmation et annuler la réservation avec ou sans e-mail au client.

Où le trouver

Backoffice › Réservations › cliquez sur une ligne de réservation. Les liens du Tableau de bord (par exemple depuis les Infos du jour) ouvrent la même fenêtre.

Ce que cela fait

• Menu déroulant Statut en haut (En attente, Confirmé, Reconfirmée, Reconfirmation demandée, Paiement reçu, En attente de paiement, Installé, Terminé, Annulé, No-show).
• Date, heure (recherche, Maintenant, filtres de services), nombre de personnes, durée, table (Modifier).
• Informations client : nom, e-mail, téléphone, indique si le client est Dans le carnet clients / Pas dans le carnet clients, Régulier / Nouveau, Réservations précédentes, Ouvrir la fiche client ou Créer une fiche client.
• Préférences et informations alimentaires du client (allergies signalées ALLERGIES / CRITIQUE – « Informez immédiatement la cuisine »), informations complémentaires (enfants, accessibilité, occasion).
• Demandes spéciales, Notes internes (réservées à l'équipe) et Étiquettes de réservation.
• Informations de paiement : payé, acompte, remboursements, liens de paiement ; Envoyer une demande de paiement, Effectuer un remboursement, annulation d'un lien de paiement en attente.
• Avis après visite, Messages du client et Historique des e-mails.
• Envoyer la reconfirmation / Renvoyer la reconfirmation.

Comment modifier une réservation

1. Ouvrez la réservation.
2. Modifiez les champs nécessaires.
3. Cliquez sur Mettre à jour la réservation.

Comment annuler une réservation

1. Ouvrez la réservation.
2. Dans le menu déroulant du statut, choisissez Annulé. La fenêtre Annuler la réservation s'ouvre (« Confirmez les détails de l'annulation »).
3. Laissez Envoyer l'e-mail d'annulation coché pour envoyer un e-mail au client (« Email will be sent to: … ») et choisissez la Langue de l'e-mail, ou décochez-le.
4. Cliquez sur Confirmer l'annulation. La réservation est annulée immédiatement et la fenêtre se ferme.

Bon à savoir

• Annuler une demande En attente avec e-mail envoie un message « demande non acceptée » plutôt qu'une annulation classique.
• Modifier la date, l'heure ou le nombre de personnes d'une réservation qui n'est pas encore installée envoie automatiquement au client un e-mail « réservation modifiée » (s'il a une adresse e-mail).
• Passer une réservation de En attente à Confirmé envoie automatiquement la confirmation au client uniquement pour les demandes de grands groupes provenant du widget. Pour les autres réservations en attente, aucun e-mail n'est envoyé depuis cette fenêtre : cochez la réservation sur la page Réservations et utilisez Communiquer › Renvoyer la confirmation, ou approuvez-la dans la Host App avec Envoyer l'e-mail de confirmation au client.
• Envoyer une demande de paiement n'est possible que lorsque le statut est, par exemple, Confirmé, En attente ou En attente de paiement et que le client a une adresse e-mail.
• Les réservations annulées s'affichent sous le filtre Annulé de la page Réservations et dans la Corbeille des réservations de la Host App.

Dépannage

« Selected table is not available for this time slot. » La nouvelle heure ou la nouvelle table entre en conflit avec une autre réservation. Choisissez une autre table ou une autre heure.

« Party size cannot exceed … for this location » Une Taille de groupe max. pour l'équipe est définie dans les Paramètres de localisation. Augmentez-la ou scindez la réservation.

« Aucune adresse e-mail n'est associée à cette réservation. L'e-mail ne peut pas être envoyé. » L'option d'e-mail d'annulation n'est pas disponible. Ajoutez d'abord une adresse e-mail, ou annulez sans e-mail.

« Administration fee is not enabled for this location. Enable it under Settings → Widget. » Activez les frais de dossier dans les paramètres du widget, ou envoyez la demande de paiement sans frais.

« Ajoutez l'e-mail du client à cette réservation pour envoyer un lien de paiement. » Saisissez l'e-mail du client et enregistrez, puis envoyez la demande de paiement.

« Impossible d'annuler la réservation. Veuillez réessayer. » L'annulation n'a pas été enregistrée ; le statut revient à ce qu'il était. Réessayez ou actualisez la page.