Qué se sincroniza entre 10Seat y Lightspeed K-Series
Este artículo explica, dirección por dirección, lo que 10Seat envía a Lightspeed K-Series y lo que recibe de vuelta, incluido cómo llegan al TPV los depósitos prepagados y los reembolsos.
Dónde encontrarlo
La sincronización se ejecuta automáticamente cuando la pestaña K-Series de Backoffice › Configuración › Integraciones › Integración TPV muestra Integración de restaurante activada y Enviar reservas a K-Series está activado.
Qué hace
10Seat → Lightspeed (requiere Enviar reservas a K-Series activado)
- Las reservas nuevas y los cambios de estado se envían a Lightspeed con tu ID de reserva de 10Seat: las reservas confirmadas como programadas, las retenidas como en espera, sentadas, completadas (salida), canceladas y no-show.
- Al sentar a un cliente se envía la mesa de Lightspeed asignada, para que el TPV pueda abrir la cuenta en la mesa correcta.
- Los clientes sin reserva (walk-ins) creados en 10Seat se envían como sentados mientras están en la mesa; cuando los completas, cancelas o marcas como no-show, ese estado también se envía.
- El dinero prepagado se envía con la reserva: depósitos de reserva pagados, solicitudes de pago enviadas por el equipo y pagadas, y reembolsos. Cada envío lleva la lista completa, de modo que un pago que ya no cuenta se marca como anulado en el TPV y un importe modificado sustituye a la entrada anterior.
- No se envía: los cambios que no importan al TPV, las reservas que empezaron como una cuenta de Lightspeed (ya existen allí) y los cambios de mesa o duración de un grupo ya sentado: en ese caso la cuenta abierta manda sobre la mesa.
Lightspeed → 10Seat (funciona en cuanto el local está vinculado)
- Las cuentas abiertas, actualizadas y cerradas en Lightspeed aparecen en la reserva en la Host App y en el perfil del cliente, en Tickets de caja.
- Cuando la última cuenta abierta vinculada a un grupo se cierra o se cancela en Lightspeed, la reserva se completa en 10Seat con la hora de cierre de la cuenta, esté pagada o no. El importe de la cuenta pasa a ser el gasto de la reserva y se suma al perfil del cliente.
- Si la cuenta se abrió antes de que el equipo pulsara Sentar en 10Seat, la hora de sentado retrocede hasta el momento en que se abrió la cuenta (hasta 3 horas).
- Mientras la cuenta está abierta, 10Seat mantiene la mesa ocupada más allá de la hora de fin reservada, en pasos de 15 minutos, hasta 12 horas después de sentar.
- Una cuenta anulada en Lightspeed no envía ningún mensaje; 10Seat detecta que ha desaparecido de las cuentas abiertas de Lightspeed y la cierra igualmente (aproximadamente cada 20 segundos mientras hay una Host App abierta, y si no, aproximadamente cada minuto).
- Una cuenta pagada que se anula después de cerrarse se descuenta del gasto del grupo.
Cómo configurarlo
- Conecta y vincula el local (consulta «Conectar Lightspeed K-Series»).
- Asigna plantas y mesas (consulta «Asignar plantas y mesas de K-Series»).
- Asegúrate de que Enviar reservas a K-Series está activado. Se activa automáticamente al conectar; un administrador puede desactivarlo o activarlo.
Conviene saber
- Con Enviar reservas a K-Series desactivado, Lightspeed → 10Seat sigue funcionando pero no se envía nada al TPV. Es el motivo más común de «solo sincroniza en un sentido».
- Un grupo cuya cuenta se terminó en Lightspeed sin pagar nada puede volver a sentarse automáticamente si se abre una cuenta nueva en su mesa (o con su reserva) en un plazo de 30 minutos.
- Si Lightspeed rechaza la parte de depósitos de un envío, 10Seat vuelve a enviar la reserva sin los depósitos, de modo que la reserva llega igualmente al TPV, pero el importe prepagado no. Aplícalo a mano en el TPV y avisa al soporte de 10Seat, que puede revisar todos los depósitos de tu local.
- En los locales con K-Series, un grupo sentado sin ninguna cuenta abierta en Lightspeed (ni propia ni en su mesa) se completa al terminar su hora reservada.
Solución de problemas
Un cliente pagó un depósito pero no está en la cuenta de Lightspeed Comprueba que la reserva está en el TPV y que el pago figura como pagado en 10Seat. Un depósito pagado después de confirmar la reserva se envía en cuanto se confirma el pago. Si aun así no aparece, puede que Lightspeed lo haya rechazado: aplícalo en el TPV y contacta con el soporte de 10Seat indicando la reserva.
Un depósito reembolsado sigue apareciendo en el TPV Los reembolsos se envían cuando el reembolso está liquidado. Si no se actualiza, contacta con el soporte de 10Seat.
El grupo sigue sentado en 10Seat después de pagar Otra cuenta vinculada al grupo sigue abierta en Lightspeed (por ejemplo, una cuenta dividida). Cierra todas las cuentas; la reserva se completa después de la última.
Falta el gasto del cliente en su perfil La cuenta no estaba vinculada a una reserva (por ejemplo, se abrió en una mesa sin asignar o antes de sentar al cliente). Asigna la mesa; para cuentas pasadas, contacta con el soporte de 10Seat.