Gestionar la lista de espera en la Host App

La lista de espera reúne a los clientes que querían una hora que estaba completa. Cuando se libera una mesa puedes enviarles por correo una oferta de «mesa libre», o reservarlos directamente. Los clientes que se apuntan a la lista de espera desde tu sitio web llegan aquí automáticamente.

Dónde encontrarlo

Host App › Lista de espera en el menú. La opción muestra dos insignias: grupos en espera (hoy y días posteriores) y cuántos «can be seated now» porque hay libre una mesa que encaja. Solo aparece con el complemento Lista de espera.

Qué hace

• Franja de días con Hoy, Mañana y los días siguientes (Vista mensual abre un calendario que muestra los grupos en espera y los días con una mesa libre ahora).
• Resumen del día: «… parties · … covers · … can be seated now».
• Un aviso cuando los grupos al principio de la cola encajan en una mesa que está libre ahora mismo, con Avisarles.
• Filas, agrupadas por turno y primero las que llevan más tiempo esperando («Grouped by shift · longest waiting first»). Arrastra las filas para fijar un Orden personalizado — fijado a mano; Volver al automático deshace el cambio.
• Cada fila muestra posición, nombre, tamaño del grupo, hora preferida, tiempo de espera, experiencia, disponibilidad de mesa («Mesa libre», «Full», «Next: …»), contacto y nota. Elige qué detalles se muestran con Campos (se guarda solo en este dispositivo).
• Estado: En espera o Notificado (con «Expires …»).
• Acciones: Avisar, Crear reserva (o Reservar), Quitar. Toca una fila para ver los detalles, los botones de contacto y un registro de Actividad (se apuntó, oferta enviada por correo, sentado, quitado, oferta caducada).
• Avisar a todos en espera para el día seleccionado.
• Un indicador Ofertas auto por día y un enlace al Motor de ofertas (consulta «Automate waitlist offers»).

Cómo añadir a un cliente a la lista de espera

1. Pulsa Add to Waitlist.
2. Si quieres, busca un Cliente existente; si no, introduce el Nombre del cliente, el Correo electrónico y el Teléfono (los tres son obligatorios).
3. Indica el Tamaño del grupo, la Fecha, la Hora preferida y, si quieres, el Turno y las Notas.
4. Guarda. «Añadido a la lista de espera» lo confirma.

Cómo ofrecer una mesa

1. Pulsa Avisar en la fila y confirma «Send notification email to …?».
2. El cliente recibe un correo avisándole de que se ha abierto una mesa, con un enlace para reclamarla. Todavía no se crea ninguna reserva; la oferta caduca pasado el tiempo de caducidad de la notificación.

Cómo reservar directamente a un cliente en espera

1. Pulsa Crear reserva. Se abre el panel de Reserva rápida, rellenado con los datos de la entrada de la lista de espera.
2. Introduce o revisa la Hora (HH:mm). El panel muestra cuántas mesas y combinaciones pueden acomodar al grupo a esa hora.
3. En Asignación de mesa deja Asignación automática o elige Elegir mesa, e indica la Duración (minutos) (90 por defecto).
4. Deja activado Enviar correo al cliente (lista de espera concedida + confirmación) para enviar dos correos: primero que se concedió la solicitud de la lista de espera y después la confirmación de la reserva.
5. Si el servicio tiene depósito, se ofrece Send a payment request for … para que el cliente pague mediante un enlace.
6. Pulsa Sentar. Se crea una reserva confirmada y la entrada de la lista de espera se cierra como sentada.

Si no hay ninguna mesa libre, puedes reservar igualmente marcando Permitir doble reserva (solapamiento).

Conviene saber

• Solo se puede avisar a las entradas con estado En espera. Hay un límite de cuántos clientes pueden tener a la vez una oferta para la misma franja («Slot limits still apply»).
• Quitar cierra la solicitud y avisa por correo al cliente de que se ha cerrado.
• La caducidad de las notificaciones, el límite por franja y Notificación automática al cancelarse una reserva se configuran en Backoffice › Configuración › Ajustes de la lista de espera.
• Si el servicio exige un depósito, una mesa reclamada puede requerir el pago primero («Paying deposit, table held until …»).
• La lista de espera también se puede imprimir con Imprimir el día.

Solución de problemas

«El nombre, el email y el teléfono son obligatorios» Los tres campos son necesarios para añadir un cliente manualmente.

«Maximum concurrent notifications for this time slot reached» Ya hay suficientes clientes con una oferta para esa franja. Espera a que se reclamen o caduquen las ofertas, o aumenta el límite en los Ajustes de la lista de espera.

«Marked as notified, but this entry has no email address.» El estado cambió pero no se pudo enviar ningún correo. Llama al cliente.

«Email was not delivered.» El correo de la oferta rebotó o falló. Revisa la dirección del cliente y su carpeta de spam, o llámale.

«No hay grupos en espera a los que avisar» No hay nadie con estado En espera en la lista de ese día.

Falta la opción Lista de espera en el menú El complemento Lista de espera no está activado para este local. Un administrador puede activarlo en Backoffice › Configuración › Complementos.