Editar o cancelar una reserva en el Backoffice

Haz clic en una reserva del Backoffice para abrir Editar reserva. Puedes cambiar todos los detalles de la reserva, gestionar pagos, enviar una reconfirmación y cancelar la reserva con o sin email al cliente.

Dónde encontrarlo

Backoffice › Reservas › haz clic en la fila de una reserva. Los enlaces desde el Panel (por ejemplo desde Información de hoy) abren la misma ventana.

Qué hace

• Desplegable de Estado arriba (Pendiente, Confirmada, Reconfirmada, Reconfirmación solicitada, Pago recibido, En espera de pago, Sentados, Completada, Cancelada, No-show).
• Fecha, hora (búsqueda, Ahora, filtros de turnos), tamaño del grupo, duración, mesa (Cambiar).
• Información del cliente: nombre, email, teléfono, si el cliente está En el historial de clientes / No está en el historial de clientes, Regular / Nuevo, Reservas anteriores, Abrir ficha del cliente o Crear ficha de cliente.
• Preferencias e información dietética del cliente (alergias marcadas como Alergias / CRÍTICO: «Informa a la cocina de inmediato»), información adicional (niños, accesibilidad, ocasión).
• Peticiones especiales, Notas internas (solo personal) y Etiquetas de reserva.
• Información de pago: pagado, depósito, reembolsos, enlaces de pago; Enviar solicitud de pago, Emitir reembolso, cancelar un enlace de pago pendiente.
• Reseña tras la visita, Mensajes de huéspedes e Historial de emails.
• Enviar reconfirmación / Reenviar reconfirmación.

Cómo editar una reserva

1. Abre la reserva.
2. Cambia los campos que necesites.
3. Haz clic en Actualizar reserva.

Cómo cancelar una reserva

1. Abre la reserva.
2. En el desplegable de estado elige Cancelada. Se abre la ventana Cancelar reserva («Confirma los detalles de la cancelación»).
3. Deja marcada la casilla Enviar correo de cancelación para avisar al cliente por email («Email will be sent to: …») y elige el Idioma del correo, o desmárcala.
4. Haz clic en Confirmar cancelación. La reserva se cancela de inmediato y la ventana se cierra.

Conviene saber

• Cancelar una solicitud Pendiente con email envía un mensaje de «solicitud no aceptada» en lugar de una cancelación normal.
• Cambiar la fecha, la hora o el tamaño del grupo de una reserva que aún no está sentada envía automáticamente al cliente un mensaje de «reserva actualizada» (si tiene dirección de email).
• Pasar una reserva de Pendiente a Confirmada envía automáticamente la confirmación al cliente solo en las solicitudes de grupos grandes del widget. En las demás reservas pendientes no se envía ningún email desde esta ventana: marca la reserva en la página de Reservas y usa Comunicar › Reenviar confirmación, o apruébala en la Host App con Enviar email de confirmación al cliente.
• Enviar solicitud de pago solo es posible cuando el estado es, por ejemplo, Confirmada, Pendiente o En espera de pago y el cliente tiene email.
• Las reservas canceladas se muestran con el filtro Cancelada en la página de Reservas y en la Papelera de reservas de la Host App.

Solución de problemas

"Selected table is not available for this time slot." La nueva hora o mesa choca con otra reserva. Elige otra mesa u otro horario.

"Party size cannot exceed … for this location" Hay un Staff max party size definido en los Ajustes del local. Auméntalo o divide la reserva.

"No email address is associated with this reservation. Email cannot be sent." La opción de email de cancelación no está disponible. Añade primero un email, o cancela sin email.

"Administration fee is not enabled for this location. Enable it under Settings → Widget." Activa la tarifa de gestión en los ajustes del widget, o envía la solicitud de pago sin ella.

"Add a guest email on this reservation to send a payment link." Introduce el email del cliente y guarda; después envía la solicitud de pago.

«No se pudo cancelar la reserva. Inténtalo de nuevo.» La cancelación no se guardó; el estado vuelve a lo que era. Inténtalo de nuevo o actualiza la página.