Mit Gästen über ihre Reservierung chatten (Gäste-Chat)

Mit dem Gäste-Chat können Gäste Ihrem Team über den Link in ihrer Reservierungs-E-Mail schreiben – ohne Konto und ohne App. Ihr Team antwortet über das Backoffice oder die Host App, und der Gast erhält eine E-Mail, sobald Sie antworten.

Wo Sie es finden

• Aktivieren: Backoffice › Einstellungen › Add-ons › Gäste-Chat › Gäste-Chat aktivieren (nur Admins). Das Add-on Erweiterte Gäste-App enthält ebenfalls den Chat.
• Posteingang: Backoffice › Communication Centre › Gästenachrichten (Seitentitel Gästenachrichten). Das Menü zeigt die Anzahl ungelesener Nachrichten.
• Pro Reservierung: der Abschnitt Gästenachrichten einer Reservierung im Backoffice oder Communication › Chat in der Host App.

Was es bewirkt

Konversationsliste

• Suche („Name, E-Mail, Reservierung suchen…“), Filter für das Reservierungsdatum (Alle Daten, Heute, Bevorstehend, Vergangen), den Reservierungsstatus und Nur ungelesen sowie Sortierung (Letzte Aktivität, Ungelesene zuerst, Reservierungsdatum).

Konversation

• Tippen Sie eine Antwort und klicken Sie auf Senden. E-Mail-Benachrichtigung senden (standardmäßig eingeschaltet) schickt dem Gast per E-Mail einen Link zurück zum Chat.
• Schnellantworten fügen vorgefertigte Texte ein („Willkommen“, „Reservierungserinnerung“), in die Name, Datum, Uhrzeit und Personenzahl des Gastes bereits eingetragen sind.
• Datei anhängen – Bilder und PDFs bis 10 MB.
• Verlauf exportieren, Suche innerhalb der Konversation sowie Als gelesen markieren / Als ungelesen markieren.
• Ein Seitenbereich zeigt die Reservierungsdetails, Sonderwünsche, Allergien, interne Personalnotizen und eine Zusammenfassung des Gästeprofils (Besuche, VIP, Tags, letzter Besuch), mit Reservierung öffnen.

So richten Sie es ein

1. Ein Admin aktiviert Gäste-Chat (oder Erweiterte Gäste-App) unter Einstellungen › Add-ons.
2. Ab dann sehen Gäste den Chat, wenn sie ihren Reservierungslink öffnen.
3. Optional: Erhalten Sie für jede Gästenachricht eine Telegram-Nachricht (siehe „Reservierungsbenachrichtigungen in Telegram erhalten“).
4. Optional: Lassen Sie Coco Gäste automatisch beantworten (siehe „Guest Coco einrichten“).

Wissenswertes

• Eine Konversation erscheint in den Gästenachrichten, sobald der Gast eine Nachricht gesendet hat. Um selbst zuerst zu schreiben, öffnen Sie die Reservierung und nutzen Sie deren Abschnitt Gästenachrichten (Backoffice) oder den Tab Chat (Host App).
• Der Chat ist für stornierte Reservierungen nicht verfügbar und schließt 7 Tage nach einem abgeschlossenen Besuch.
• Eine Konversation sehen nur Personen mit dem Reservierungslink und Ihr Personal.
• Ist Guest Coco eingeschaltet, antwortet möglicherweise zuerst Coco; kann sie nicht helfen, wird die Konversation für Ihr Team als ungelesen markiert.

Fehlerbehebung

Gästenachrichten fehlt im Menü Weder Gäste-Chat noch Erweiterte Gäste-App ist für diesen Standort aktiviert. Bitten Sie einen Admin, eines davon unter Einstellungen › Add-ons zu aktivieren.

„Nur Admins können Add-ons verwalten“ Add-ons können nur von einem Nutzer mit der Rolle Admin eingeschaltet werden – das gilt derzeit auch für den Kontoinhaber (Owner). Bitten Sie einen Admin oder wenden Sie sich an den 10Seat-Support.

„Noch keine Konversationen“ Noch kein Gast hat geschrieben. Konversationen erscheinen, sobald Gäste über ihren Reservierungslink antworten.

Der Gast sagt, der Chat sei nicht verfügbar Die Reservierung wurde storniert, oder der Besuch wurde vor mehr als 7 Tagen abgeschlossen.

„Die Datei darf höchstens 10 MB groß sein“ / „Nur Bilder und PDFs sind zulässig“ Senden Sie eine kleinere Datei oder ein Bild bzw. PDF.

Der Gast hat keine E-Mail zu meiner Antwort erhalten E-Mail-Benachrichtigung senden war abgewählt, oder die Reservierung hat keine E-Mail-Adresse. Prüfen Sie die E-Mail-Aktivität auf „Gästenachricht“.