Interne Team-E-Mails für neue Buchungen, Stornierungen und Warteliste einrichten

Inklusive – kein Add-on erforderlich (Wartelisten-E-Mails erfordern das Warteliste-Add-on)BackofficeFür Manager

Erfordert: Jeder Backoffice-Nutzer, der die Einstellungen öffnen kann

10Seat kann Ihrem Team eine E-Mail senden, sobald online eine Buchung eingeht, eine Reservierung storniert wird oder ein Gast sich auf die Warteliste setzt. Sie wählen, welche E-Mails gesendet werden, unter welchen Bedingungen und an welche Adressen – auf Wunsch mit einer eigenen Liste pro E-Mail-Typ.

Wo Sie es finden

Backoffice › Einstellungen › Kommunikation (Bereich) › Kommunikation › E-Mail-Benachrichtigungen.

Was es bewirkt

  • Interne E-Mails bei neuen Buchungen – „Send an email to your staff recipients when a new reservation or larger-group request comes in online.“
  • Bedingte Regeln – beschränken Sie E-Mails zu neuen Buchungen auf Reservierungen, die mindestens einer Regel entsprechen: Nur wenn die Reservierung Sonderwünsche enthält, Nur wenn die Personenzahl mindestens beträgt (eine Zahl), Nur für Gruppenanfragen. Ist keine Regel aktiv, löst jede Buchung eine E-Mail aus. Die Seite zeigt die aktuelle Regel an, zum Beispiel „Current rule: send when has special requests, party size >= 8.“
  • Empfänger der Team-E-Mails – eine E-Mail-Adresse pro Zeile, bis zu 20. Lassen Sie das Feld leer, um die Kontakt-E-Mail des Standorts zu verwenden. Standardmäßig gehen alle internen E-Mails hierhin.
  • Interne Stornierungs-E-Mails – eine E-Mail, wenn eine Reservierung storniert wird. Wählen Sie unter Welche Stornierungen entweder Nur wenn der Gast storniert (über seine Bestätigungs-E-Mail oder die Gästeseite) oder Alle Stornierungen (auch wenn ein Teammitglied eine Anfrage storniert oder ablehnt).
  • Interne Wartelisten-E-Mails – eine E-Mail, wenn sich ein Gast auf die Warteliste setzt.
  • Pro Typ gibt es E-Mails zu neuen Buchungen an andere Empfänger senden, Stornierungs-E-Mails an andere Empfänger senden und Wartelisten-E-Mails an andere Empfänger senden. Ist die Option eingeschaltet, geht diese E-Mail nur an die dort aufgeführten Adressen.

So richten Sie es ein

  1. Öffnen Sie Einstellungen › Kommunikation.
  2. Schalten Sie Interne E-Mails bei neuen Buchungen ein oder aus. Fügen Sie Bedingte Regeln hinzu, wenn Sie nur für einige Buchungen E-Mails möchten.
  3. Geben Sie Ihre Empfänger der Team-E-Mails ein, eine Adresse pro Zeile.
  4. Schalten Sie Interne Stornierungs-E-Mails ein oder aus und wählen Sie Welche Stornierungen.
  5. Schalten Sie Interne Wartelisten-E-Mails ein oder aus.
  6. Optional: Schalten Sie für einen Typ „Send … to different recipients“ ein und geben Sie dafür eine eigene Liste ein (zum Beispiel den Eventmanager für große Gruppen).
  7. Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen „Einstellungen erfolgreich gespeichert“.

Wissenswertes

  • Diese Einstellungen wirken sich nie auf E-Mails an Gäste aus. „Bestätigungs-E-Mails an Gäste werden unabhängig von dieser Einstellung immer gesendet“
  • Für Wartelisten-E-Mails an das Personal muss Interne E-Mails bei neuen Buchungen eingeschaltet sein. E-Mails an Gäste zur Warteliste werden immer gesendet.
  • Team-E-Mails verwenden das Standarddesign von 10Seat, nicht Ihr benutzerdefiniertes E-Mail-Branding.
  • Wenn ein Teammitglied auf eine E-Mail zu einer neuen Buchung oder Stornierung antwortet, geht die Antwort an den Gast.
  • Die Einstellungen gelten pro Standort. Wählen Sie zuerst in der Kopfzeile den richtigen Standort aus.
  • Gesendete Team-E-Mails können Sie in der E-Mail-Aktivität prüfen: Stellen Sie den Typfilter auf Alle E-Mails, grenzen Sie den Zeitraum ein und suchen Sie nach der Empfängeradresse.

Fehlerbehebung

„Eine oder mehrere E-Mail-Adressen sind ungültig.“ Eine Zeile enthält einen Tippfehler (fehlendes @ oder fehlende Domain). Korrigieren Sie sie – Sie können erst speichern, wenn jede Adresse gültig ist.

„Du kannst höchstens 20 Empfängeradressen hinzufügen.“ Entfernen Sie Adressen, bis es höchstens 20 pro Liste sind.

„Fügen Sie mindestens eine E-Mail-Adresse hinzu oder schalten Sie dies aus.“ Sie haben für einen Typ andere Empfänger eingeschaltet, aber die Liste leer gelassen.

Wir erhalten keine E-Mails für telefonisch gemachte Buchungen Interne E-Mails zu neuen Buchungen sind für Buchungen gedacht, die online eingehen (Widget und andere Online-Kanäle). Verlassen Sie sich nicht darauf für Buchungen, die Ihr Team von Hand erfasst.

Wir erhalten keine E-Mails zu neuen Buchungen mehr Prüfen Sie, ob Interne E-Mails bei neuen Buchungen eingeschaltet ist und keine Bedingte Regel die Buchungen herausfiltert. Sehen Sie dann in der E-Mail-Aktivität nach (Typfilter Alle E-Mails, Zeitraum der Buchung): Werden E-Mails als Zugestellt angezeigt, prüfen Sie Ihren Spam-Ordner; sind sie Unzustellbar, ist die Adresse falsch oder das Postfach voll.

Stornierungs-E-Mails kommen nicht an, wenn wir selbst stornieren Welche Stornierungen ist auf Nur wenn der Gast storniert gesetzt. Wählen Sie Alle Stornierungen.