Die tägliche Bericht-E-Mail planen

Inklusive – kein Add-on erforderlichBackofficeFür Manager

Erfordert: Jeder Backoffice-Nutzer, der die Einstellungen öffnen kann

Der Tagesbericht ist eine operative E-Mail, die Ihr Team jeden Tag zu einer von Ihnen gewählten Uhrzeit erhält, mit den Abschnitten Ihrer Wahl – von einer kurzen Übersicht über die heutigen Gedecke bis zu einer vollständigen, druckbaren Reservierungsliste mit angehängtem PDF.

Wo Sie es finden

Backoffice › Einstellungen › Kommunikation (Bereich) › Tagesberichte. Auch die Karte Tägliche Reservierungsliste auf der Seite E-Mail-Automatisierungen verweist hierher (Zeitplan konfigurieren & testen).

Was es bewirkt

  • Tagesbericht per E-Mail senden – schaltet die geplante E-Mail ein oder aus.
  • Versandzeit (lokal) – wann sie gesendet wird, in der Zeitzone des Standorts (angezeigt als „Zeitzone: …“).
  • Empfänger des Berichts – eine E-Mail-Adresse pro Zeile. Lassen Sie das Feld leer, um die Kontakt-E-Mail des Standorts zu verwenden.
  • Größe der Zeitblöcke – 15, 30 oder 60 Minuten, verwendet im Abschnitt „Nach Zeitfenster“.
  • Berichtsabschnitte (jeweils ein- oder ausschaltbar):
    • Tagesüberblick – Reservierungen, Gedecke und größte Gruppen
    • Nach Gruppengröße
    • Nach Zeitfenster
    • Nach Schicht / Serviceblock
    • Reservierungsliste – die heutigen Buchungen mit Telefonnummer, Besuchsanzahl, Herkunft von der Warteliste, Erstellungsquelle, Allergien und Notizen, plus ein passender PDF-Anhang
    • Neue Reservierungen (Vortag)
    • Besondere Aufmerksamkeit – Sonderwünsche, Allergien, Ernährungshinweise und Reservierungs-Tags
    • Gästemix – wiederkehrende vs. neue Gäste, VIPs
    • Betriebliche Hinweise – Tischkonflikte, Kapazitätssignale, fehlende Kontaktdaten, Verspätungen/No-Shows
    • Mehrtagesausblick – ein kurzer, vorausschauender Überblick über die Auslastung
  • Test-E-Mail senden – eine kurze Vorschau mit aktuellen Zahlen.
  • PDF herunterladen – PDF der heutigen Reservierungen für das heutige Servicedatum.

So richten Sie es ein

  1. Öffnen Sie Einstellungen › Tagesberichte und prüfen Sie den ausgewählten Standort.
  2. Schalten Sie Tagesbericht per E-Mail senden ein.
  3. Legen Sie die Versandzeit (lokal) fest, zum Beispiel 09:00.
  4. Geben Sie die Empfänger des Berichts ein.
  5. Wählen Sie die Berichtsabschnitte und die Größe der Zeitblöcke.
  6. Klicken Sie auf Änderungen speichern. Sie sehen „Einstellungen für den Tagesbericht gespeichert“.
  7. Optional: Geben Sie unter Test senden eine Adresse ein und klicken Sie auf Test-E-Mail senden.

Wissenswertes

  • Die E-Mail wird innerhalb weniger Minuten nach der von Ihnen festgelegten Versandzeit gesendet.
  • Stornierte Reservierungen werden im Bericht nicht aufgeführt.
  • Ist keine Uhrzeit festgelegt, wird 08:00 verwendet.
  • Standorte, die den älteren „morning brief“ nutzten, behalten ihn, bis Sie die Einstellungen auf dieser Seite speichern.

Fehlerbehebung

„Aktiviere Tagesberichte, um von dieser Seite Testmails zu senden.“ Schalten Sie zuerst Tagesbericht per E-Mail senden ein (und speichern Sie), senden Sie dann einen Test.

„Gib eine gültige E-Mail-Adresse für den Testversand ein.“ / „Eine oder mehrere E-Mail-Adressen sind ungültig.“ Prüfen Sie die Adresse auf Tippfehler – eine Adresse pro Zeile.

„Lege die Zeitzone des Standorts unter Standort-Einstellungen fest, damit die Planung stimmt.“ Dem Standort ist keine Zeitzone zugewiesen. Legen Sie sie unter Einstellungen › Standorteinstellungen fest, sonst kann der Bericht zur falschen Uhrzeit eintreffen.

Der Bericht kommt nicht an Prüfen Sie, ob er eingeschaltet und gespeichert ist und die Empfänger stimmen. Stellen Sie in der E-Mail-Aktivität den Typfilter auf Alle E-Mails, den Zeitraum auf diesen Tag und suchen Sie nach der Adresse des Empfängers, um zu sehen, ob die E-Mail zugestellt wurde oder unzustellbar war. Prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.

„PDF konnte nicht heruntergeladen werden“ Versuchen Sie es erneut. Wenn der Fehler bestehen bleibt, wenden Sie sich an den 10Seat-Support.