Een evenement op uitnodiging organiseren
Een privé-evenement is een avond (of meerdere) die alleen mensen met jouw uitnodigingslink kunnen boeken. Alle anderen zien je normale openingstijden, zonder enige aanwijzing dat het evenement bestaat. Gebruik het voor een jubileumdiner, een supper club, een persavond of een avond voor vaste gasten.
Waar vind je het
Backoffice › Dag Planner › Privé-evenementen
Wat het doet
Je bouwt het evenement in vier stappen (“Nothing is live until you share a link”):
- Wat is het voor avond? – Naam van het evenement en Beschrijving (alleen de beschrijving wordt aan uitgenodigde gasten getoond), plus Boekingsregels: Zitduur en Min. groep / Max. groep.
- Welke avonden? – klik op dagen, kies een bereik of gebruik een snelkoppeling. Servicetijden vervangen je normale uren op die data, dus het evenement werkt ook op een dag dat je gewoonlijk gesloten bent. Voeg services toe met Nog een service toevoegen.
- Deze data sluiten voor het publiek – de gewone widget toont deze dagen als gesloten. Bij opslaan wordt voor elke datum een gesloten dag in de Dagplanner geschreven; zet je het uit, dan worden precies die dagen weer geopend.
- Waar zitten ze? – kies zones of afzonderlijke tafels, of laat alles ongeselecteerd om de hele vloer te gebruiken. Met Normaal gesloten tafels openen voor dit evenement kunnen tafels die je niet online laat boeken, alleen via de uitnodiging worden geboekt.
- Hoe de tijden in verkoop gaan – Tijd tussen boekingen, Max. gasten per tijdstip (laat leeg voor geen limiet) en Tijden in verkoop (klik op een tijd om hem uit de verkoop te halen; Naar alle datums kopiëren).
Daarna Uitnodigen en delen: maak één link per doelgroep onder Voor wie is het? (bijvoorbeeld “Newsletter” of “Vaste gasten”), met optioneel Max. boekingen en een datum bij Werkt niet meer vanaf. Klik op Link aanmaken en daarna op Link kopiëren.
Zo stel je het in
- Ga naar Dag Planner › Privé-evenementen en klik op Nieuw evenement.
- Doorloop de stappen en klik op Concept opslaan (of Wijzigingen opslaan).
- Maak in Uitnodigen en delen een link aan en kopieer die meteen.
- Stuur de link naar je gasten. Hij opent je boekingswidget met de data van het evenement.
Goed om te weten
- Een link wordt maar één keer getoond: “copy it now, we only keep an encrypted fingerprint”. Is er een kwijt, trek hem dan in en maak een nieuwe aan.
- Link intrekken stopt die link direct; bestaande boekingen blijven behouden. Het evenement verwijderen stopt al zijn links.
- Je normale widgetinstellingen (regels per dienst, limieten) gelden niet voor het evenement; stel daar eigen boekingsregels in.
- De wachtlijst wordt niet aangeboden op uitnodigingslinks.
- De lijst toont elk evenement als Actief of Inactief en of de data Gesloten voor het publiek zijn.
Problemen oplossen
Een gast zegt dat de link “This booking link is not valid.” of “This invitation has expired.” toont De link is bij het kopiëren afgekapt, ingetrokken, of voorbij zijn datum bij Werkt niet meer vanaf. Maak een nieuwe link aan.
“This invitation has already been fully booked.” De link heeft zijn Max. boekingen bereikt. Verhoog het door een andere link aan te maken.
“That time is fully booked for this event” Max. gasten per tijdstip of de tafels voor dat tijdstip zijn vol. Open meer tijden of tafels.
Het publiek kan die avond nog steeds boeken Deze data sluiten voor het publiek staat uit. Zet het aan en sla op. Was een datum al gesloten in de Dagplanner, dan blijft die zoals hij was.
Uitgenodigde gasten zien geen tafels De geselecteerde tafels zijn gesloten voor online boeken. Schakel Normaal gesloten tafels openen voor dit evenement in.
“Could not update the public opening for … Set it in the Day Planner.” Het evenement is opgeslagen, maar de publieke dag sluiten is mislukt. Sluit de dag zelf in Dag Planner › Service Kalender.