Accepter les demandes de réservation de grands groupes

Lorsqu'un groupe dépasse votre maximum en ligne, les clients peuvent vous envoyer une demande au lieu d'être refusés. La demande arrive comme une réservation en attente sans table, pour que vous puissiez décider et leur répondre.

Où le trouver

Backoffice › Paramètres › Gestion des Widgets › Règles de Réservation › Autoriser les demandes de grands groupes

Ce que cela fait

• Affiche un lien Plus de convives ? sous les boutons de nombre de personnes dans le widget.
• Le client remplit un formulaire en deux étapes, « Demande pour un groupe plus important » : taille du groupe, occasion (Anniversaire, Professionnel, Anniversaire de mariage, Autre), date et heure souhaitées, détails de la demande, puis prénom, nom, e-mail et téléphone.
• La demande est enregistrée comme une réservation en attente sans table attribuée. Votre équipe est notifiée, et le client reçoit une confirmation de réception de sa demande (« Thank you for your request. Somebody will be reaching out to you soon. »).
• Taille max. pour le formulaire de demande définit le plus grand groupe pouvant utiliser le formulaire. Elle doit être supérieure à votre Nombre maximum de personnes et peut aller jusqu'à 100. La valeur par défaut est 30.

Comment le configurer

1. Allez dans Paramètres › Gestion des Widgets › Règles de Réservation.
2. Activez Autoriser les demandes de grands groupes.
3. Réglez Taille max. pour le formulaire de demande.
4. Cliquez sur Enregistrer le thème.
5. Traitez les demandes reçues depuis Réservations ou la Host app : confirmez et attribuez une table, ou contactez le client.

Bon à savoir

• La taille de groupe dans le formulaire commence juste au-dessus de votre maximum en ligne habituel. Les groupes plus petits réservent normalement.
• La liste des horaires souhaités ne propose que les horaires où votre établissement est ouvert ; les horaires que vous avez fermés avec Disponibilité par créneau ne sont pas proposés.
• La date et l'heure souhaitées doivent être dans le futur.
• Une demande ne bloque aucune table. Elle ne bloque de la capacité qu'une fois que vous attribuez des tables et la confirmez.

Dépannage

Le lien « Plus de convives ? » ne s'affiche pas Autoriser les demandes de grands groupes est désactivé ou non enregistré, ou le client n'a pas atteint l'étape du nombre de personnes.

Le client voit « Aucun horaire disponible pour cette date. Veuillez sélectionner un autre jour. » L'établissement est fermé ce jour-là, ou tous ses horaires sont fermés en ligne. Vérifiez le jour dans Planificateur de Jour › Calendrier de Service.

Le client voit « Échec de l'envoi de votre demande. Veuillez réessayer. » La taille du groupe est hors de la plage autorisée, l'horaire a été fermé, ou trop de demandes sont venues de la même connexion en peu de temps. Demandez au client de vérifier la taille et de réessayer plus tard, ou de vous appeler.

Je ne retrouve pas la demande Cherchez dans Réservations une réservation au statut en attente et sans table à la date demandée.