Configura los correos de recordatorio de depósito, cancelación automática y no-show
Dos automatizaciones de las Automatizaciones de correo ayudan con los pagos y las visitas perdidas: los Correos del ciclo de depósito recuerdan a los clientes que paguen un depósito pendiente y pueden cancelar la reserva si no lo hacen, y el Correo de no-show avisa a un cliente de que lo marcaste como no-show.
Dónde encontrarlo
Backoffice › Configuración › Comunicaciones (sección) › Automatizaciones de correo › Correos del ciclo de depósito y Correo de no-show.
Qué hace
Correos del ciclo de depósito (desactivado por defecto) "Applies to phone/manual reservations awaiting deposit payment. Online widget bookings that are paid at checkout are not affected."
- Recordatorios de depósito — hasta 3 recordatorios, enviados 6, 12, 24, 48 o 72 horas después de la solicitud de pago. Por defecto: un recordatorio a las 24 horas.
- Cancelar automáticamente reservas no pagadas — cancela las reservas que siguen sin pagar tras el Plazo del depósito:
- Horas tras la solicitud de pago — 24, 48, 72, 96 horas o 1 semana (por defecto 72 horas), o
- Hora fija el día de la visita — con una Hora límite el día de la visita (por defecto 12:00).
- Liberar la mesa al cancelar automáticamente (activado por defecto) deja la mesa libre para otros clientes.
Correo de no-show (desactivado por defecto) "Triggered once when staff change a reservation status to no-show." Su texto se puede ampliar en Plantillas de Correo › Mensaje del correo de no-show.
Cómo configurar los correos de depósito
- Abre Configuración › Automatizaciones de correo y activa Correos del ciclo de depósito.
- En Recordatorios de depósito, define el momento de envío de cada recordatorio; usa Añadir recordatorio de depósito para añadir más (máx. 3).
- Activa o desactiva Cancelar automáticamente reservas no pagadas, elige el Plazo del depósito y si quieres Liberar la mesa al cancelar automáticamente.
- Haz clic en Guardar.
- Opcional: añade tu propio texto en Plantillas de Correo › Mensaje del correo de recordatorio del depósito y Mensaje del correo de cancelación automática.
Cómo configurar el correo de no-show
- En Automatizaciones de correo, activa Correo de no-show y haz clic en Guardar.
- En la Host app, cuando marques como no-show una reserva con dirección de correo, aparece una ventana que pregunta ¿Enviar correo de no-show? Puedes añadir un Mensaje adicional (opcional) y después hacer clic en Enviar correo o No enviar correo.
Conviene saber
- Los recordatorios de depósito y la cancelación automática solo afectan a las reservas que esperan un depósito (estado pendiente de pago). En cuanto el cliente paga, los recordatorios se detienen.
- Cuando se completa el pago, el cliente recibe automáticamente el correo de pago recibido.
- El correo de no-show se envía una sola vez por reserva.
- Los recordatorios de depósito pendientes de una reserva concreta se pueden desactivar en la Host app (consulta «See and control the emails for one reservation»).
Solución de problemas
Una reserva se canceló automáticamente y el cliente está molesto Cancelar automáticamente reservas no pagadas estaba activado y el depósito no se pagó antes del plazo. Elige un plazo más tardío, o desactiva la cancelación automática y haz el seguimiento manualmente.
Los recordatorios de depósito no salen Comprueba que Correos del ciclo de depósito está activado y guardado, que el propio recordatorio está activado y que la reserva sigue pendiente de pago y tiene dirección de correo. Las reservas pagadas al reservar en el widget nunca reciben estos recordatorios.
No aparece la ventana «¿Enviar correo de no-show?» La automatización Correo de no-show está desactivada, o la reserva no tiene dirección de correo del cliente.
El cliente no recibió el correo de no-show Puede que elegiste No enviar correo. Revisa Actividad de correo con la dirección del cliente.