Die Warteliste in der Host App verwalten

Add-on: WartelisteHost AppFür Gastgeber

Erfordert: Jeder Mitarbeiter (automatische Angebote: Inhaber oder Administrator)

Die Warteliste enthält Gäste, die eine Uhrzeit wollten, die ausgebucht war. Wird ein Tisch frei, können Sie ihnen per E-Mail ein Angebot „Tisch ist frei“ senden oder sie direkt in eine Reservierung buchen. Gäste, die sich über Ihre Website auf die Warteliste setzen, landen automatisch hier.

Wo Sie es finden

Host App › Warteliste im Menü. Der Eintrag zeigt zwei Zeichen: wartende Gruppen (heute und später) und wie viele davon „can be seated now“, weil ein passender Tisch frei ist. Er erscheint nur mit dem Add-on Warteliste.

Was es tut

  • Day strip mit Heute, Morgen und den nächsten Tagen (Monatsansicht öffnet einen Kalender mit wartenden Gruppen und Tagen mit einem jetzt freien Tisch).
  • Day summary: „… parties · … covers · … can be seated now“.
  • Ein Banner, wenn Gruppen an der Spitze der Liste zu einem jetzt freien Tisch passen, mit Benachrichtigen.
  • Rows, nach Schicht gruppiert und längste Wartezeit zuerst („Nach Schicht gruppiert · längste Wartezeit zuerst“). Ziehen Sie Zeilen, um eine Eigene Reihenfolge — von Hand gesetzt festzulegen; mit Zurück zu automatisch kehren Sie zurück.
  • Jede Zeile zeigt Rang, Name, Personenzahl, Wunschzeit, Wartezeit, Erlebnis, Sitzverfügbarkeit („Tisch frei“, „Voll“, „Next: …“), Kontakt und Notiz. Mit Felder wählen Sie, welche Details angezeigt werden (nur auf diesem Gerät gespeichert).
  • Status: Wartend oder Benachrichtigt (mit „Expires …“).
  • Aktionen: Benachrichtigen, Reservierung erstellen (oder Buchen), Entfernen. Tippen Sie auf eine Zeile für Details, Kontaktschaltflächen und ein Aktivität-Protokoll (beigetreten, Angebot per E-Mail gesendet, platziert, entfernt, Angebot abgelaufen).
  • Alle Wartenden benachrichtigen für den gewählten Tag.
  • Eine Anzeige Auto-Angebote pro Tag und ein Link zur Angebots-Engine (siehe „Automate waitlist offers“).

So setzen Sie einen Gast auf die Warteliste

  1. Tippen Sie auf Zur Warteliste hinzufügen.
  2. Suchen Sie optional einen Bestehender Gast; andernfalls geben Sie Name des Gastes, E-Mail und Telefon ein (alle drei sind erforderlich).
  3. Legen Sie Personenzahl, Datum, Wunschzeit und optional Schicht und Notizen fest.
  4. Speichern Sie. „Zur Warteliste hinzugefügt“ bestätigt es.

So bieten Sie einen Tisch an

  1. Tippen Sie in der Zeile auf Benachrichtigen und bestätigen Sie „Send notification email to …?“.
  2. Der Gast erhält eine E-Mail, dass ein Tisch frei geworden ist, mit einem Link, um ihn zu beanspruchen. Es wird noch keine Reservierung angelegt; das Angebot läuft nach der Ablaufzeit der Benachrichtigung ab.

So buchen Sie einen wartenden Gast direkt

  1. Tippen Sie auf Reservierung erstellen. Das Fenster Schnellreservierung öffnet sich, vorausgefüllt aus dem Wartelisteneintrag.
  2. Geben Sie die Uhrzeit (HH:mm) ein oder prüfen Sie sie. Das Fenster zeigt, wie viele Tische und Kombinationen die Gruppe zu dieser Uhrzeit aufnehmen können.
  3. Behalten Sie unter Tischzuweisung Automatisch zuweisen bei oder wählen Sie Tisch wählen, und legen Sie die Dauer (Minuten) fest (Standard 90).
  4. Lassen Sie Gast per E-Mail benachrichtigen (Warteliste bestätigt + Bestätigung) eingeschaltet, um zwei E-Mails zu senden: dass die Wartelistenanfrage bestätigt wurde, und dann die Reservierungsbestätigung.
  5. Hat der Service eine Anzahlung, wird Send a payment request for … angeboten, damit der Gast per Link bezahlt.
  6. Tippen Sie auf Platzieren. Eine bestätigte Reservierung wird angelegt und der Wartelisteneintrag als platziert geschlossen.

Ist kein Tisch frei, können Sie trotzdem buchen, indem Sie Doppelbuchung zulassen (Überschneidung) anhaken.

Gut zu wissen

  • Nur Einträge mit dem Status Wartend können benachrichtigt werden. Es gibt ein Limit, wie viele Gäste gleichzeitig ein Angebot für denselben Zeitslot halten können („Slot limits still apply“).
  • Entfernen schließt die Anfrage und informiert den Gast per E-Mail darüber, dass sie geschlossen wurde.
  • Ablaufzeit der Benachrichtigung, das Limit pro Slot und Automatische Benachrichtigung bei Stornierung einer Reservierung legen Sie im Backoffice unter Einstellungen › Wartelisten-Einstellungen fest.
  • Verlangt der Service eine Anzahlung, kann ein beanspruchter Tisch zuerst eine Zahlung erfordern („Paying deposit, table held until …“).
  • Die Warteliste lässt sich auch mit Den Tag drucken ausdrucken.

Fehlerbehebung

„Name, E-Mail und Telefon sind erforderlich“ Alle drei Felder werden benötigt, um einen Gast manuell hinzuzufügen.

„Maximum concurrent notifications for this time slot reached“ Genug Gäste halten bereits ein Angebot für diesen Slot. Warten Sie, bis Angebote beansprucht werden oder ablaufen, oder erhöhen Sie das Limit in den Wartelisten-Einstellungen.

„Als benachrichtigt markiert, aber dieser Eintrag hat keine E-Mail-Adresse.“ Der Status hat sich geändert, aber es konnte keine E-Mail gesendet werden. Rufen Sie den Gast stattdessen an.

„Email was not delivered.“ Die Angebots-E-Mail wurde zurückgewiesen oder ist fehlgeschlagen. Prüfen Sie die Adresse des Gastes und den Spam-Ordner oder rufen Sie ihn an.

„Keine wartenden Gruppen zu benachrichtigen“ Für diesen Tag steht niemand mit dem Status Wartend auf der Liste.

Der Menüpunkt Warteliste fehlt Das Add-on Warteliste ist für diesen Standort nicht aktiviert. Ein Administrator kann es im Backoffice unter Einstellungen › Add-ons einschalten.