Eine Gruppe von Gästen per E-Mail anschreiben (Emailing)

Auf der Seite Emailing versenden Sie eine personalisierte, schlichte E-Mail an von Ihnen ausgewählte Gäste – zum Beispiel an alle, die an einem Tag gebucht haben, an dem Sie früher schließen müssen, oder an eine Handvoll Stammgäste. Für gestaltete Marketing-E-Mails nutzen Sie stattdessen Newsletter.

Wo Sie es finden

Backoffice › Communication Centre › Emailing. Die Seite trägt den Titel E-Mail-Kommunikation und arbeitet in drei Schritten: Suchen & auswählen, Verfassen, Senden.

Was es bewirkt

Suchen & auswählen (Empfänger)

• Gäste suchen – durchsuchen Sie Ihr Gästeverzeichnis nach Name, E-Mail oder Telefonnummer und haken Sie Gäste an, um sie hinzuzufügen.
• Nach Datum – laden Sie alle mit einer Reservierung an einem Datum (oder Stattdessen Zeitraum wählen, bis zu 31 Tage), optional mit Nach Erlebnis filtern.
• Alle auswählen / Alle abwählen und Send to all with email für Ihr gesamtes Verzeichnis.
• Gäste ohne E-Mail-Adresse sind mit Keine E-Mail markiert und werden übersprungen.

Verfassen

• Antwortadresse – wohin Antworten der Gäste gehen (optional).
• Betreff und Nachricht. Klicken Sie auf einen Variablen-Chip, um Gastname, Restaurantname, Restaurant-E-Mail, Restaurant-Telefon oder Restaurant-Adresse einzufügen.
• Links: Schreiben Sie [Book again](https://...) oder [Email us](mailto:...) – nur http, https und mailto.
• Die Vorschau zeigt ein Beispiel für einen Empfänger.

Senden

• E-Mail prüfen und senden öffnet eine Bestätigung („You are about to send an email to …“). Klicken Sie auf Jetzt senden.

So schreiben Sie Gäste an, die an einem Tag gebucht haben

1. Öffnen Sie Emailing und wählen Sie Nach Datum.
2. Wählen Sie das Datum (und bei Bedarf das Erlebnis). Haken Sie die Gäste an oder nutzen Sie Alle auswählen.
3. Füllen Sie unter Verfassen den Betreff und die Nachricht aus, zum Beispiel „Dear {{guestName}}, …“.
4. Optional: Legen Sie eine Antwortadresse fest.
5. Klicken Sie zur Kontrolle auf Vorschau, dann auf E-Mail prüfen und senden › Jetzt senden.

Wissenswertes

• Bis zu 50 ausgewählte Gäste werden sofort angeschrieben; Sie sehen „Successfully sent N emails“.
• Mehr als 50 Gäste oder „Send to all with email“ werden im Hintergrund versendet („E-Mails werden im Hintergrund gesendet“). Der Fortschritt wird als „Sent X / Y“ angezeigt. In diesem Modus erhalten nur Gäste mit Marketing-Einwilligung die E-Mail; die übrigen werden automatisch übersprungen. Die Zahl der gesendeten E-Mails kann daher niedriger sein als die Zahl der ausgewählten Gäste.
• Der Versand lässt sich nicht rückgängig machen.
• Die E-Mail nutzt Ihr Logo und Ihre Farben aus den E-Mail-Vorlagen.
• Jede E-Mail erscheint in der E-Mail-Aktivität (Vorlage „Individuelle Kommunikation“).

Fehlerbehebung

Der Button „Senden“ bleibt deaktiviert Die Checkliste unter Vor dem Senden zeigt, was fehlt: „Wähle mindestens einen Gast mit E-Mail aus“, „Füge einen Betreff hinzu“, „Schreibe deine Nachricht“ oder „Gib eine gültige Antwortadresse ein oder lass das Feld leer“.

„Der Zeitraum darf 31 Tage nicht überschreiten“ / „Das Startdatum muss vor dem Enddatum liegen“ Verkürzen oder korrigieren Sie den Zeitraum.

Es wurden deutlich weniger E-Mails gesendet als Gäste ausgewählt waren Bei Hintergrundversand (mehr als 50 Empfänger oder Send to all) werden Gäste ohne Marketing-Einwilligung übersprungen. Um eine bestimmte kleine Gruppe unabhängig davon zu erreichen, wählen Sie jeweils höchstens 50 Gäste aus – und das nur für Servicenachrichten, nicht für Marketing.

„E-Mail-Kampagne fehlgeschlagen“ oder „E-Mails konnten nicht gesendet werden. Bitte versuche es erneut.“ Es wurde nichts oder nur ein Teil gesendet. Prüfen Sie die E-Mail-Aktivität, bevor Sie es erneut versuchen, damit Gäste die E-Mail nicht doppelt erhalten.

„Gib ein gültiges E-Mail-Format ein (beispiel@domain.com) oder lass das Feld leer.“ Korrigieren Sie die Antwortadresse oder löschen Sie sie.