Reservierung im Backoffice bearbeiten oder stornieren

In allen Tarifen enthaltenBackofficeFür Manager

Erfordert: Jeder Backoffice-Benutzer

Klicken Sie im Backoffice auf eine Reservierung, um Reservierung bearbeiten zu öffnen. Dort können Sie alle Buchungsdetails ändern, Zahlungen verwalten, eine Rückbestätigung senden und die Buchung mit oder ohne E-Mail an den Gast stornieren.

So finden Sie die Funktion

Backoffice › Reservierungen › auf eine Reservierungszeile klicken. Links vom Dashboard (zum Beispiel aus Heutige Infos) öffnen dasselbe Fenster.

Was die Funktion leistet

  • Dropdown Status ganz oben (Ausstehend, Bestätigt, Erneut bestätigt, Erneute Bestätigung angefragt, Zahlung erhalten, Zahlung ausstehend, Platziert, Abgeschlossen, Storniert, No-Show).
  • Datum, Uhrzeit (Suche, Jetzt, Schichtfilter), Personenzahl, Dauer, Tisch (Ändern).
  • Gastinformationen: Name, E-Mail, Telefon, ob der Gast Im Gästebuch / Nicht im Gästebuch ist, Stammgast / Neu, Frühere Reservierungen, Gästekarte öffnen oder Gästekarte erstellen.
  • Gästepräferenzen & Ernährungsinfos (Allergien gekennzeichnet mit ALLERGIEN / KRITISCH – „Informiere sofort die Küche“), zusätzliche Informationen (Kinder, Barrierefreiheit, Anlass).
  • Sonderwünsche, Interne Notizen (nur für das Team) und Reservierungslabels.
  • Zahlungsinformationen: bezahlt, Anzahlung, Rückerstattungen, Zahlungslinks; Zahlungsanforderung senden, Rückerstattung auslösen, einen offenen Zahlungslink abbrechen.
  • Bewertung nach dem Besuch, Gästenachrichten und E-Mail-Verlauf.
  • Rückbestätigung senden / Rückbestätigung erneut senden.

So bearbeiten Sie eine Reservierung

  1. Öffnen Sie die Reservierung.
  2. Ändern Sie die gewünschten Felder.
  3. Klicken Sie auf Reservierung aktualisieren.

So stornieren Sie eine Reservierung

  1. Öffnen Sie die Reservierung.
  2. Wählen Sie im Status-Dropdown Storniert. Das Fenster Reservierung stornieren öffnet sich („Stornierungsdetails bestätigen“).
  3. Lassen Sie Stornierungs-E-Mail senden angehakt, um den Gast per E-Mail zu informieren („Email will be sent to: …“), und wählen Sie die E-Mail-Sprache, oder entfernen Sie den Haken.
  4. Klicken Sie auf Stornierung bestätigen. Die Buchung wird sofort storniert und das Fenster schließt sich.

Gut zu wissen

  • Wird eine Ausstehend-Anfrage mit E-Mail storniert, geht stattdessen die Nachricht „Anfrage nicht angenommen“ raus, nicht die normale Stornierung.
  • Ändern Sie Datum, Uhrzeit oder Personenzahl einer noch nicht platzierten Buchung, erhält der Gast automatisch eine E-Mail „Reservierung aktualisiert“ (sofern eine E-Mail-Adresse vorliegt).
  • Wird eine Buchung von „Ausstehend“ auf „Bestätigt“ gesetzt, erhält der Gast die Bestätigung nur bei Anfragen für große Gruppen aus dem Widget automatisch per E-Mail. Bei anderen ausstehenden Buchungen wird aus diesem Fenster keine E-Mail verschickt: Haken Sie die Buchung auf der Seite „Reservierungen“ an und nutzen Sie Kommunizieren › Bestätigung erneut senden, oder bestätigen Sie sie in der Host App mit Bestätigungs-E-Mail an den Gast senden.
  • Zahlungsanforderung senden ist nur möglich, wenn der Status zum Beispiel Bestätigt, Ausstehend oder Zahlung ausstehend ist und der Gast eine E-Mail-Adresse hat.
  • Stornierte Buchungen sehen Sie auf der Seite „Reservierungen“ unter dem Filter Storniert und in der Host App im Reservierungs-Papierkorb.

Fehlerbehebung

„Selected table is not available for this time slot.“ Die neue Uhrzeit oder der neue Tisch kollidiert mit einer anderen Buchung. Wählen Sie einen anderen Tisch oder eine andere Uhrzeit.

„Party size cannot exceed … for this location“ In den Standorteinstellungen ist eine Staff max party size festgelegt. Erhöhen Sie sie oder teilen Sie die Buchung auf.

„Mit dieser Reservierung ist keine E-Mail-Adresse verknüpft. Die E-Mail kann nicht gesendet werden.“ Die Option „Stornierungs-E-Mail“ ist nicht verfügbar. Ergänzen Sie zuerst eine E-Mail-Adresse oder stornieren Sie ohne E-Mail.

„Administration fee is not enabled for this location. Enable it under Settings → Widget.“ Aktivieren Sie die Bearbeitungsgebühr in den Widget-Einstellungen oder senden Sie die Zahlungsanforderung ohne sie.

„Füge eine Gast-E-Mail zu dieser Reservierung hinzu, um einen Zahlungslink zu senden.“ Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein, speichern Sie und senden Sie dann die Zahlungsanforderung.

„Reservierung konnte nicht storniert werden. Bitte versuche es erneut.“ Die Stornierung wurde nicht gespeichert; der Status springt auf den vorherigen Wert zurück. Versuchen Sie es erneut oder laden Sie die Seite neu.