Reservierungen im Backoffice anlegen (Neu und Schnellreservierung)

In allen Tarifen enthalten (Zahlungslinks erfordern einen verbundenen Zahlungsanbieter)BackofficeFür Manager

Erfordert: Jeder Backoffice-Benutzer

Im Backoffice können Sie eine einzelne Reservierung mit allen Details anlegen (Neu) oder mehrere Buchungen hintereinander eintippen und die Tische von 10Seat zuweisen lassen (Schnellreservierung).

So finden Sie die Funktion

  • Backoffice › Reservierungen › Neu.
  • Backoffice › Reservierungen › Pfeil neben Neu › Schnellreservierung.
  • Auch über das Backoffice-Dashboard lässt sich das Formular für eine neue Reservierung öffnen.

Was die Funktion leistet

Neue Reservierung („Neue Buchung für deinen Gast erstellen“)

  • Gast: Durchsuchen Sie Ihr Gästebuch oder erfassen Sie einen neuen Gast. Lassen Sie den Namen leer, wird die Buchung als „Walk-in-Gast“ gespeichert.
  • Datum, Uhrzeit (Suche nach einer Uhrzeit wie „13“ oder „13:30“, Jetzt sowie Filter für Schichten, Ganztägig, Innerhalb der Schichten, Außerhalb der Schichten), Personenzahl und Dauer (die Dauer folgt Ihren Dauerregeln).
  • Tische: Auto (10Seat wählt) oder Manuell, mit Vorgeschlagene Optionen und einer Tischliste, einem Bereichsfilter und der Abdeckung („Perfekt passend“, „+… zusätzliche Plätze“, „Noch … Plätze nötig“).
  • Status: Bestätigt oder Ausstehend.
  • Bestätigungs-E-Mail an den Gast senden.
  • Zahlungslink in die Bestätigungs-E-Mail aufnehmen mit Reservierungszahlung (EUR), optional Bearbeitungsgebühr hinzufügen und Hinweis an den Gast (optional).

Schnellreservierung

  • Ein Raster, in dem Sie pro Zeile eine Buchung eintippen: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Gedecke, Uhrzeit („Start typing a guest name to add reservations. Tab or Enter to move between fields.“).
  • Prüfen & Zuweisen prüft die Verfügbarkeit und weist Tische zu („Prüfen & Tische zuweisen“): Die Zeilen zeigen Automatisch zugewiesen, Manuell oder Nicht zugewiesen, dazu Summen für Reservierungen, Gedecke, automatisch zugewiesene und „erfordern Aufmerksamkeit“. Wählen Sie für Zeilen, die es brauchen, einen Tisch.
  • Confirm All (…) legt sie an („Creating … of …“) und meldet anschließend „… reservations created successfully“.

So legen Sie eine Reservierung an

  1. Gehen Sie zu Reservierungen und wählen Sie das Datum.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Suchen Sie den Gast oder erfassen Sie ihn neu.
  4. Wählen Sie Datum, Uhrzeit und Personenzahl.
  5. Lassen Sie die Tische auf Auto oder wählen Sie Manuell und markieren Sie Tische.
  6. Wählen Sie den Status und ob die Bestätigungs-E-Mail verschickt werden soll.
  7. Klicken Sie auf Reservierung erstellen.

Gut zu wissen

  • Es gelten dieselben Warnungen wie in der Host App: Warnung: Doppelbuchung („… is already occupied … Do you want to continue and overwrite by assigning this table anyway?“ › Trotzdem buchen) und Eingeschränkte Verfügbarkeit („Do you want to set the reservation duration to … minutes and select this table?“).
  • Bei Auto wählt 10Seat den Tisch beim Speichern. Passt keiner, schlägt das Speichern fehl.
  • Zahlungslinks setzen eine Verbindung zu Mollie oder MultiSafepay und eine gültige Gast-E-Mail-Adresse voraus. Die Bearbeitungsgebühr muss unter Einstellungen › Widget aktiviert sein.
  • Von Mitarbeitenden angelegte Reservierungen lösen keine Benachrichtigungen ans Team aus.

Fehlerbehebung

„You have reached the monthly 50-covers limit on the Free plan.“ Wechseln Sie auf einen höheren Tarif, um weiter Reservierungen anzulegen.

„Selected table is not available for this time slot.“ Eine andere Buchung belegt den Tisch. Wählen Sie einen anderen Tisch oder eine andere Uhrzeit oder bestätigen Sie die Doppelbuchung.

„Party size is too large for automatic table assignment. Please manually select tables…“ Wechseln Sie auf Manuell und wählen Sie mehrere Tische aus.

„Bitte gib Vor- und Nachnamen des Gastes ein.“ Erforderlich, wenn Sie über das Formular einen neuen Gast ins Gästebuch aufnehmen.

„Keine Tische für diese Personenzahl und Uhrzeit verfügbar“ (Schnellreservierung) Wählen Sie für diese Zeile manuell einen Tisch, ändern Sie die Uhrzeit oder entfernen Sie die Zeile.

„… created, … failed“ (Schnellreservierung) Einige Zeilen konnten nicht gespeichert werden. Prüfen Sie die fehlgeschlagenen Buchungen in der Liste und legen Sie sie erneut an.