Organiser un événement privé sur invitation
Un événement privé est une soirée (ou plusieurs) que seules les personnes disposant de votre lien d'invitation peuvent réserver. Tous les autres voient vos horaires habituels, sans aucun signe de l'existence de l'événement. Utilisez-le pour un dîner d'anniversaire, un club de dîner, une soirée presse ou une soirée pour vos habitués.
Où le trouver
Backoffice › Planificateur de Jour › Événements privés
Ce que cela fait
Vous construisez l'événement en quatre étapes (« Nothing is live until you share a link ») :
- Quelle est cette soirée ? – Nom de l'événement et Description (seule la description est montrée aux invités), plus les Règles de réservation : Durée à table et Groupe min. / Groupe max.
- Quelles soirées ? – cliquez sur des jours, choisissez une plage ou utilisez un raccourci. Les Horaires de service remplacent vos horaires habituels à ces dates : l'événement fonctionne donc même un jour où vous êtes normalement fermé. Ajoutez des services avec Ajouter un autre service.
- Fermer ces dates au public – le widget classique affiche ces jours comme fermés. L'enregistrement écrit un jour fermé dans le Planificateur de Jour pour chaque date ; le désactiver rouvre exactement ces jours.
- Où sont-ils placés ? – choisissez des zones ou des tables individuelles, ou ne sélectionnez rien pour utiliser toute la salle. Ouvrir les tables normalement fermées pour cet événement permet de réserver, uniquement via l'invitation, des tables que vous gardez fermées à la réservation en ligne.
- Comment les horaires sont mis en vente – Intervalle entre réservations, Nombre max. de convives par horaire (laissez vide pour aucune limite) et Horaires en vente (cliquez sur un horaire pour le retirer de la vente ; Copier sur toutes les dates).
Puis Inviter et partager : créez un lien par public sous Pour qui ? (par exemple « Newsletter » ou « Habitués »), avec en option Réservations max. et une date Cesse de fonctionner le. Cliquez sur Créer le lien, puis sur Copier le lien.
Comment le configurer
- Allez dans Planificateur de Jour › Événements privés et cliquez sur Nouvel événement.
- Parcourez les étapes et cliquez sur Enregistrer le brouillon (ou Enregistrer les modifications).
- Dans Inviter et partager, créez un lien et copiez-le immédiatement.
- Envoyez le lien à vos invités. Il ouvre votre widget de réservation avec les dates de l'événement.
Bon à savoir
- Un lien n'est affiché qu'une seule fois : « copy it now, we only keep an encrypted fingerprint ». S'il est perdu, révoquez-le et créez-en un nouveau.
- Révoquer le lien arrête immédiatement ce lien ; les réservations déjà faites sont conservées. Supprimer l'événement arrête tous ses liens.
- Vos réglages de widget habituels (règles par service, limites) ne s'appliquent pas à l'événement ; définissez ses propres règles de réservation.
- La liste d'attente n'est pas proposée sur les liens d'invitation.
- La liste affiche chaque événement comme Actif ou Inactif et indique si ses dates sont Fermé au public.
Dépannage
Un client dit que le lien affiche « This booking link is not valid. » ou « This invitation has expired. » Le lien a été tronqué lors de la copie, révoqué, ou sa date Cesse de fonctionner le est dépassée. Créez un nouveau lien.
« This invitation has already been fully booked. » Le lien a atteint ses Réservations max. Augmentez-les en créant un autre lien.
« That time is fully booked for this event » Nombre max. de convives par horaire ou les tables de cet horaire sont complets. Ouvrez d'autres horaires ou tables.
Le public peut encore réserver cette soirée Fermer ces dates au public est désactivé. Activez-le et enregistrez. Si une date était déjà fermée dans le Planificateur de Jour, elle reste comme elle était.
Les invités ne voient aucune table Les tables sélectionnées sont fermées à la réservation en ligne. Activez Ouvrir les tables normalement fermées pour cet événement.
« Could not update the public opening for … Set it in the Day Planner. » L'événement a été enregistré, mais la fermeture du jour au public a échoué. Fermez le jour vous-même dans Planificateur de Jour › Calendrier de Service.