Quand les clients doivent appeler pour annuler (et l'alerte « Risque d’annulation »)

Si l'annulation en ligne est désactivée, ou si le délai d'annulation est dépassé, les clients ne peuvent pas annuler depuis leur lien de réservation. Ils voient à la place comment vous joindre par téléphone. Votre équipe est avertie que la réservation risque d'être annulée.

Où le trouver

• Règles : Backoffice › Paramètres › Paramètres de l'app client › Annulation
• Alerte : sur la réservation dans la Host App (liste, chronologie et détails de la réservation).

Ce que cela fait

Ce que voit le client

• Lorsque l'annulation dans l'app est désactivée, la page de la réservation affiche « Cancellation online is disabled for this restaurant. Please call to cancel or change your reservation. » et propose Comment annuler.
• Lorsque le délai est dépassé, il lit « Vous ne pouvez plus annuler via l’application. Veuillez appeler le restaurant directement. »
• Avant la limite, la page indique jusqu'à quand il peut annuler (« Cancellation via app available until … »).
• En touchant annuler, il ouvre une boîte de dialogue avec un bouton Appeler affichant votre numéro de téléphone.

Ce que voit votre équipe Lorsqu'un client touche Annuler la réservation et en est empêché, la réservation reçoit un badge Risque d’annulation (Risque d’annulation). S'il touche ensuite le bouton d'appel, il devient Risque d’annulation · a appelé (Risque d’annulation élevé). Les détails de la réservation expliquent quand il a appuyé et pourquoi il n'a pas pu annuler (« The cancellation cutoff had passed… » ou « In-app cancellation is off for this location… »), avec un conseil tel que « Attendez-vous à un appel. S’il ne vient pas, contactez le client pour confirmer sa venue. »

Comment le configurer

1. Allez dans Paramètres › Paramètres de l'app client.
2. Désactivez Autoriser l'annulation depuis le lien de réservation du client si toutes les annulations doivent passer par téléphone, ou laissez-le activé et choisissez un Délai d'annulation.
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
4. Vérifiez que votre numéro de téléphone est renseigné sous Paramètres › Paramètres de localisation, afin que les clients puissent appeler.

Bon à savoir

• L'alerte disparaît dès que la réservation est annulée, installée, terminée ou marquée no-show.
• Plusieurs appuis successifs comptent comme un seul signal.
• L'alerte n'annule rien ; elle indique seulement à votre équipe de s'attendre à un appel.

Dépannage

Les clients ne voient aucun numéro de téléphone à appeler L'établissement n'a pas de numéro de téléphone. Ajoutez-le sous Paramètres de localisation (coordonnées).

Un client a pu annuler alors que je veux des annulations uniquement par téléphone Autoriser l'annulation depuis le lien de réservation du client est toujours activé. Désactivez-le et enregistrez.

Trop de clients reçoivent « call the restaurant » Le délai est long (par exemple 7 jours). Choisissez un Délai d'annulation plus court.

Une réservation affiche « Risque d’annulation » mais le client est venu quand même Le badge signifie seulement que le client a essayé d'annuler dans l'app. Vous pouvez l'ignorer une fois le client installé ; il disparaît alors.