Ein privates Event nur auf Einladung veranstalten

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Erfordert: Inhaber oder Admin

Ein privates Event ist ein Abend (oder mehrere), den nur Personen mit Ihrem Einladungslink buchen können. Alle anderen sehen Ihre normalen Öffnungszeiten, ohne Hinweis auf das Event. Nutzen Sie es für ein Jubiläumsdinner, einen Supper Club, einen Presseabend oder einen Abend für Stammgäste.

Wo Sie es finden

Backoffice › Planung › Private Events

Was es bewirkt

Sie bauen das Event in vier Schritten auf („Nothing is live until you share a link“):

  1. Was ist das für ein Abend? – Name des Events und Beschreibung (nur die Beschreibung wird eingeladenen Gästen angezeigt), dazu Buchungsregeln: Sitzdauer und Min. Gruppe / Max. Gruppe.
  2. Welche Abende? – Tage anklicken, einen Zeitraum wählen oder eine Verknüpfung nutzen. Servicezeiten ersetzen Ihre normalen Öffnungszeiten an diesen Daten, sodass das Event auch an einem Tag funktioniert, an dem Sie sonst geschlossen haben. Fügen Sie mit Weiteren Service hinzufügen Services hinzu.
    • Diese Daten für die Öffentlichkeit schließen – das normale Widget zeigt diese Tage als geschlossen. Beim Speichern wird für jedes Datum ein geschlossener Tag im Tagesplaner eingetragen; wenn Sie es ausschalten, werden genau diese Tage wieder geöffnet.
  3. Wo sitzen sie? – wählen Sie Bereiche oder einzelne Tische, oder lassen Sie alles abgewählt, um den gesamten Saal zu nutzen. Normalerweise geschlossene Tische für dieses Event öffnen lässt Tische, die Sie von der Online-Buchung ausgenommen haben, nur über die Einladung buchbar werden.
  4. Wie die Uhrzeiten buchbar werden – Abstand zwischen Buchungen, Max. Gäste pro Uhrzeit (leer lassen für kein Limit) und Buchbare Uhrzeiten (eine Uhrzeit anklicken, um sie aus dem Verkauf zu nehmen; Auf alle Daten kopieren).

Dann Einladen & teilen: Erstellen Sie unter Für wen ist er? pro Zielgruppe einen Link (zum Beispiel „Newsletter“ oder „Stammgäste“), mit optional Max. Buchungen und einem Datum bei Gültig bis. Klicken Sie auf Link erstellen, dann auf Link kopieren.

So richten Sie es ein

  1. Gehen Sie zu Planung › Private Events und klicken Sie auf Neues Event.
  2. Gehen Sie die Schritte durch und klicken Sie auf Entwurf speichern (oder Änderungen speichern).
  3. Erstellen Sie unter Einladen & teilen einen Link und kopieren Sie ihn sofort.
  4. Senden Sie den Link an Ihre Gäste. Er öffnet Ihr Buchungs-Widget mit den Daten des Events.

Gut zu wissen

  • Ein Link wird nur einmal angezeigt: „copy it now, we only keep an encrypted fingerprint“. Geht einer verloren, widerrufen Sie ihn und erstellen einen neuen.
  • Link widerrufen stoppt diesen Link sofort; bereits getätigte Buchungen bleiben bestehen. Das Löschen des Events stoppt alle seine Links.
  • Ihre normalen Widget-Einstellungen (Regeln pro Schicht, Limits) gelten nicht für das Event; legen Sie dafür eigene Buchungsregeln fest.
  • Die Warteliste wird über Einladungslinks nicht angeboten.
  • Die Liste zeigt jedes Event als Aktiv oder Inaktiv und ob seine Daten Für die Öffentlichkeit geschlossen sind.

Fehlerbehebung

Ein Gast sagt, der Link zeige „This booking link is not valid.“ oder „This invitation has expired.“ Der Link wurde beim Kopieren abgeschnitten, widerrufen oder ist über sein Datum bei Gültig bis hinaus. Erstellen Sie einen neuen Link.

„This invitation has already been fully booked.“ Der Link hat seine Max. Buchungen erreicht. Erhöhen Sie das Limit, indem Sie einen weiteren Link erstellen.

„That time is fully booked for this event“ Max. Gäste pro Uhrzeit oder die Tische für diese Uhrzeit sind voll. Öffnen Sie weitere Uhrzeiten oder Tische.

Die Öffentlichkeit kann diesen Abend weiterhin buchen Diese Daten für die Öffentlichkeit schließen ist aus. Schalten Sie es ein und speichern Sie. War ein Datum im Tagesplaner bereits geschlossen, bleibt es unverändert.

Eingeladene Gäste sehen keine Tische Die gewählten Tische sind für die Online-Buchung geschlossen. Schalten Sie Normalerweise geschlossene Tische für dieses Event öffnen ein.

„Could not update the public opening for … Set it in the Day Planner.“ Das Event wurde gespeichert, aber das Schließen des öffentlichen Tages ist fehlgeschlagen. Schließen Sie den Tag selbst unter Planung › Service-Kalender.